W czerwcu 2017 podsumowano działania publicznych służb zatrudnienia poświęcone e-usługom udostępnianym w urzędach pracy. Najlepsze praktyki zaprezentowano podczas tematycznej konferencji zorganizowanej przez Departament Informatyki Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej, która odbyła się w Warszawie. Aktywny udział wzięli w niej przedstawiciele Gdańskiego Urzędu Pracy, którzy zaprezentowali m.in. innowacyjne rozwiązania w zakresie digitalizacji dokumentów oraz swoje doświadczenia we wdrażania cyfrowych usług dla klientów indywidualnych oraz instytucjonalnych.

Eksperci rynku pracy, przedstawiciele publicznych służb zatrudnienia z całego kraju, a także reprezentanci firm informatycznych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zebrali się 27 czerwca w Warszawie na dwudniowej,  specjalistycznej konferencji, aby dyskutować nad wykorzystaniem nowoczesnych technologii IT w urzędach pracy. Debatę zdominował proces digitalizacji dokumentów. W stolicy wspólnie zastanawiano się nad skutecznymi sposobami przetwarzania dokumentacji papierowej do postaci elektronicznej, a także nad bezpiecznymi formami przechowywania tego typu danych. Dużo uwagi poświecono także potencjalnym zagrożeniom wynikającym z zaniechania procesu przetwarzania papierowych dokumentów do cyfrowej postaci.

W trakcie dyskusji innowacyjny zaprezentowano program do cyfrowego przechowywania dokumentacji w Gdańskim Urzędzie Pracy. Program ten podzielony jest na trzy praktyczne moduły: skanowanie dokumentów, paczkowanie (czyli wirtualne przygotowywanie materiałów archiwalnych do dalszego składowania) oraz zasób magazynu zewnętrznego, który z kolei pozwala na zarządzanie zdigitalizowanymi już materiałami. Gromadzone w ten sposób dane zawierają wszystkie najważniejsze informacje dotyczące osoby bezrobotnej, w tym skan karty rejestracyjnej, dane osobowe oraz informacje dotyczące przechowywania. Dzięki temu możliwe jest prześledzenie pełnej historii współpracy osoby bezrobotnej z urzędem pracy nawet wówczas, gdy np. oryginalne, papierowe dokumenty uległy uszkodzeniu ze względu na upływający czas. Wprowadzony model sprawdza się w praktyce. W pierwszych pięciu miesiącach 2017 roku udało się zdigitalizować już 24 677 dokumentów. Do tej pory postać cyfrową przybrało natomiast ponad ćwierć miliona kart osób bezrobotnych, czyli 53 proc. wszystkich dokumentów. O ogromnej skali tego procesu świadczą także inna liczba - 5 311 400. Właśnie tyle stron dokumentów zostało już zeskanowanych.

e-usługi w urzędach pracy

Ważną częścią konferencji była również prezentacja dobrych praktyk w zakresie wdrażania e-usług w jednostkach publicznych służb zatrudnienia. Temat ważny, bo jak pokazują dane opracowane przez Główny Urząd Statystyczny (GUS, Społeczeństwo informacyjne w Polsce, s.4-6), już w 2016 roku blisko 95% przedsiębiorstw korzystało z e-usług administracji publicznej, z kolei wśród osób indywidualnych odsetek ten wyniósł 30% i wzrósł rok do roku o 3,6 punktu procentowego. Dane te pokazują, że na cyfrowe rozwiązania w różnego rodzaju urzędach i instytucjach jest duże zapotrzebowanie społeczne i w najbliższych latach będzie on najprawdopodobniej dalej rosnąć. Zwrot ku coraz intensywniejszemu wykorzystaniu e-usług już w 2008 roku dostrzegł urząd pracy w Gdańsku. Już wówczas nad Motławą uruchomiony został jeden z najważniejszych projektów – system elektronicznej rejestracji osób bezrobotnych. Blisko dekadę temu było to rozwiązanie pionierskie w przypadku publicznych służb zatrudnienia. Wielokrotnie udoskonalana usługa dziś jest już jednak standardem świadczonym osobom poszukującym zatrudnienia. Obecnie e-rejestracja ma dwa warianty. Pierwszy z nich umożliwia wypełnienia tzw. zgłoszenia do rejestracji. W tym przypadku klient wypełnia dedykowany formularz, a następnie jest umawiany na wizytę w urzędzie w celu potwierdzenia wprowadzonych wcześniej danych. Osoby bezrobotne mogą także dokonać pełnej rejestracji, bez konieczności wizyty w GUP, trzeba jednak posiadać tzw. profil zaufany w systemie ePUAP.

Uruchomienie e-rejestracji było jednak tylko etapem w dostosowywaniu urzędu do wymogów cyfrowego świata XXI wieku. Przez kolejne lata wdrażane były kolejne pomysły na cyfrowe usługi, o których podczas warszawskiej konferencji więcej mówiła pani Mej El-Azzeh-Taraszkiewicz, zastępca kierownika Działu Rejestracji, Świadczeń i Archiwizacji. Szczególną uwagę zwróciła ona m.in. na wdrożenie punktu potwierdzania, wspomnianych już wcześniej, profili zaufanych ePUAP. Jest to bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości obywatela w systemach elektronicznej administracji. Profil działa jak odręczny podpis. Dzięki niemu każdy może wysyłać przez Internet dokumenty i wnioski do różnych urzędów i instytucji.

Urząd kładzie też duży nacisk na wdrożenie szyfrowania wiadomości wychodzących oraz pozyskiwanie zgody klientów na komunikację elektroniczną. Na cyfrową formę korespondencji GUP postawił także w kontaktach z instytucjami publicznymi - sądami, policją czy różnymi jednostkami działającymi w obszarze edukacji. Nowości jest zdecydowanie więcej. Dostęp do wszystkich możliwy jest za pośrednictwem oficjalnego serwisu urzędu pracy (www.gup.gdansk.pl). Portal to nowoczesna i stosunkowo prosta w obsłudze strona internetowa. Nawigacja po poszczególnych częściach witryny nikomu nie sprawi większych trudności, a dzięki dedykowanym modułom mogą z niej korzystać także osoby niedowidzące. W części serwisu poświęconej e-usługom dostępnych jest obecnie 46 e-formularzy i cyfrowych usług, za pośrednictwem których możliwe jest m.in. złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia czy refundacji kosztów przejazdu, obliczenie wysokości stypendium, wirtualne zgłoszenie oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi, zgłoszenie oferty pracy lub złożenie wniosku o zorganizowanie stażu.

Innowacyjnym rozwiązaniem jest też elektroniczny Informator Zawodowy. Dostępna na stronie internetowej aplikacja szczegółowo prezentuje różne kierunki kształcenia, a także wskazuje, w których szkołach i na których uczelniach możliwe jest zdobywanie wiedzy i kwalifikacji zawodowych.

Kolejne wyróżnienie dla Gdańska

Aktywna postawa GUP została wyróżniona przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nagrodą za udział w kreowaniu rozwoju informatycznego. Wyróżnienie dyrektorowi Urzędu, Rolandowi Budnikowi wręczył Dyrektor Departamentu Informatyki Ministerstwa, Marek Kulawczyk oraz Dyrektor Departamentu Funduszy MRPiPS, Ireneusz Baranowski. Identyczne nagrody powędrowały także do urzędów pracy w Inowrocławiu, Grudziądzu oraz Rzeszowie.