Inwigilacja pracowników to konflikt pomiędzy interesem firmy a wolnością obywatela. Czy jest to możliwe do tej pory było jeszcze niejednoznaczne, gdyż przepisy prawa nie regulowały tej kwestii w żaden sposób, aż do momentu wprowadzenia RODO. Przy tej okazji zostanie znowelizowany Kodeks Pracy, aby monitoring miejsc pracy był w pełni legalny, ale i monitoring poczty elektronicznej i inne jego formy.

Póki co nie ma formalnych podstaw do zakładania legalnego monitoringu pracowników w ich miejscach pracy. Wszelkie dotychczasowe próby jego instalacji opierały się tylko i wyłączenie na indywidualnej interpretacji istotnego orzeczenia Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z 2016 roku. Po wprowadzeniu systemu RODO i nowelizacji Kodeksu Pracy ta sytuacja zostanie uregulowana jednoznacznie. Do tej pory pracodawca mógł monitorować swoich pracowników, ale pod pewnymi warunkami. Przede wszystkim powinien on poinformować swoich podwładnych o możliwości sprawowania takiej kontroli oraz zakazać im wykorzystywania służbowego maila do celów prywatnych. Ponadto taka inwigilacja nie powinna naruszać prawa pracowników do prywatności. Nowelizacja Kodeksu Pracy wychodzi naprzeciw potrzebom uregulowania tej materii, tak aby ukrócić wątpliwości odnośnie interpretowania wyroku nie tylko w zakresie monitorowania służbowych skrzynek mailowych, ale i w zakresie pozostałych form monitoringu pracowników danego miejsca pracy.

W projekcie zmiany Kodeksu Pracy przewiduje się wprowadzenie artykułów dotyczących monitoringu wizyjnego zakładu pracy oraz kolejnego, który będzie podstawą prawną do monitorowania poczty elektronicznego pracownika. Wprowadzenie zmian w miejscu pracy będzie możliwe, jeśli ma to być niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji czy zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Obserwacja poprzez kamery nie będzie mogła obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni oraz pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej (chyba, że będzie to niezbędne).

Od dnia wprowadzenia zmian w systemie prawnym, każdy pracodawca będzie mógł wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika pod warunkiem, że będzie to konieczne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. System obserwacji natomiast nie będzie mógł naruszać sfery prywatnej danego pracownika, czyli jego korespondencji czy innych dóbr osobistych.

Ministerstwo Cyfryzacji w danym projekcie nowelizacji kodeksu wprowadza furtkę do stosowania innych form monitorowania pracowników, jeśli będą to formy niezbędne do zapewnienia organizacji pracy podobnie jak przy inwigilacji poczty elektronicznej. Za taką inną formę monitorowania można uznać przykładowo monitorowanie stron internetowych odwiedzanych przez pracownika za pomocą służbowego komputera czy też monitorowanie za pomocą GPS położenia pracownika wykonującego obowiązki służbowe w terenie.

Niewątpliwym plusem tej nowelizacji jest uregulowanie zasad, według których pracodawca będzie mógł wprowadzić wszystkie formy monitorowania swoich pracowników. Cele, zakres, a także sposób zastosowania monitoringu będą musiały zostać ustalane w wewnątrzzakładowym akcie prawnym. Pracodawca będzie miał obowiązek uprzedzić każdego pracownika na piśmie o stosowanych formach monitoringu przynajmniej dwa tygodnie przed jego uruchomieniem